業務改善をサポートするサービスを始めます

こんにちは。株式会社 MiraGeru の片山です。今回は Excel, Python, Google Apps Script で業務改善をサポートする事業を始めるにあたって、なぜこのサービスを始めようと思ったのかを書いていきます。

以前から Excel 資料作成での困りごと、今使用している資料の効率改善、作成した資料を元に関数の教育をサポートする事業は考えていました。ランディングページ、チラシを作成し Twitter だけですが告知までしました。

結果は１件も問合せはありませんでした。この結果は当然といえば当然です。Excel で困っている、それを解決したいという顧客のニーズはあります。ですが Excel の教育、事業サポートに関しては既に競合がサービスを提供しています。また今の時代、You Tube でいつでも学ぶことが出来ます。

多くの競合がサービスを提供している中、Excel だけでは正直厳しいと感じました。そこでもう一度、顧客が求めているものはなにか？を考えました。

顧客が求めているもの、それは業務を効率化して売上を上げたい、従業員とコミュニケーションしたい、残業を少なくし早く帰りたい、子供に会いたい、恋人との時間を大切にしたい...こういったことを求めているのではないか。

Excel はその手段の１つにすぎない。顧客が求めるもの業務効率を改善したいというニーズに対して、１つの手段だけで本当にいいのだろうか。もっと他にも提案できることが自分にはないだろうかを考えました。

そこで今まだ学習中ではありますが、プログラミング（Python | Google Apps Script）による自動化、Excel の３つを掛け合わせることで顧客の課題解決をサポートしていくことにしました。

業務効率が悪くて苦労したけどそこから学んだこと

業務効率、業務改善と言いますが、なぜ私がここに着目するようになったのか。少し私の話をします。

私は社会人になって、４年目ぐらいから本格的に Excel を触るようになりました。学生時代に Excel なんで触った記憶がありません。新入社員時代はブラインドタッチもできなかったと思います。

でも仕事柄、毎日 Excel に触れていました。役職も持たない若い時は Excel が使えなくても業務に支障ができることはありませんでした。

ですが初めて役職がついたとき、転機が訪れました。役職がついた最初の１年は本当に大変でした。今では考えられないですが、かなりマンパワーでやっていました。遅れた業務をカバーするために１人で残業していたことを今でも覚えています。

作業が遅れてしまった原因は私の業務効率が悪く、事前の計画、部下へ教育する時間を確保できていなかったからです。ではどうすればいいのか。業務効率を上げるしかありませんでした。

業務効率を下げていたのがパソコン業務、主に Excel 作業に関してでした。数値分析やレイアウト作成、部下への指示書作成など、Excel をかなり使っていました。このパソコン業務を少しでも早く終わらせることができれば、部下への教育や普段できない領域の仕事をできるのではないか。またイメージを具現化できるようになるのではないか。

Excel 関数の書籍を買って、独学で勉強しました。このときは You Tube で学びのコンテンツがある時代ではなかったので本当に独学で学びました。書籍とは別で仕事のときも、本部から送られてくる Excel 資料で使われている関数をチェックしたりもしていました。

Excel の基礎学習を少ししてからはあとは実践。インプットばかりだと飽きてしまうタイプなので、アウトプットし続けました。そもそも Excel を学び始めたきっかけは自分の業務効率を上げること、アイディアをアウトプットすることでした。

インプットとアウトプットを繰り返していくと、Excel の技術はどんどんあがりました。それと同時に自身の業務効率も上がり、自分の時間を多くもつことができました。

空いた時間で緊急度は低いが重要度が高い領域の仕事をできました。結果、部下とのコミュニケーションする機会が多く取れたり、部署の売上向上や社員の残業時間を大幅に削減できるようになりました。

今振り返ればこのとき、業務効率を改善する過程、改善したあとに得られる時間や達成感に喜びを感じていたのかもしれません。

現場で困っていることは教科者には書いていない

Excel という手段を得たことで仕事のスピードはかなり早くなりました。ですがここまでくるのに最低でも４年ぐらいかかったと思います。直面する課題の内容は当然ですがいつもバラバラです。データの形式も違いますし、使用する関数もいつも一緒とは限らない。

重要なことは課題をどうやって解決していくか。そのために何が必要になるのか。この課題を解決するために Excel でどう解決していくのか。もちろん１つ１つの関数の使い方は書籍やネットで検索しています。ですが、毎回異なるデータ、課題を解決するために必要な機能を実装するためにはどうしたらいいのか。この答えは書籍やネットにありませんでした。

この答えを独学でやってきたのでかなり時間がかかりました。正直周りに聞ける人（Excel が使える人）がいませんでした。このとき周りに相談できる人がいれば短期間で Excel を習得できたかもしれません。

Excel は全社会人が最低限学んだほうが良い

このように私は Excel が使えなかいことで業務効率がかなり悪かったです。でも Excel が使えるようになって仕事のやり方が大きく変わりました。

この経験から Excel は全社会人が学び、最低限の基礎知識をつけておくべきだと思います。役職もあがり、多くの部下をもつようになりました。新入社員の方には Excel は最低限勉強しておいて損はないよ、と伝えていました。

ここで言う最低限の知識というのは、書式の設定、関数、グラフの作成です。VBA（マクロ）まで使えれば最高ですが、日常的に使用する Excel 作業であれば使う頻度はかなり少ないです。

でも Excel は一部の人が使えばいいんじゃないの？と考える方もいると思います。私も最初はそう思っていました。でも違いました。

例えば１つの資料が１００店舗へ配信される場合で考えてみましょう。配信される資料の印刷設定に不備があり、本来なら１枚で印刷されるはずが３枚印刷されてしまった。この時点で最低でも２枚の紙を無駄にしています。

１００店舗が間違って印刷してしまったら、２００枚紙を無駄にしてしまいます。更に１００店舗が印刷設定をし直してまた印刷する。この印刷設定する時間も無駄、再印刷する紙代も無駄。でも配信する側はそのことを理解していない。

もし会社として配信する資料の書式に関してのルールがあったらどうでしょうか。そしてその作成者が書式のルールを理解し、設定までちゃんとできるスキルがあったらこのようなことは防げたでしょう。

当たり前のことかもしれませんし、簡単なことかもしれません。でもこういったルールを設けている企業、組織はどれくらいあるのでしょうか。そして自信を持って、全従業員が完璧に理解していると言えるのでしょうか。

外資系金融は Excel の書式が徹底されているとよく聞きます。新入社員１年目は Excel の書式ルールを覚えることからスタートする。ここまで徹底するということは、組織としての共通言語を徹底的に合わせることで、仕事の生産性を底から上げているのだなと感じました。

Excel 以外にも業務改善する手段はたくさんある

プログラミングを学習して約３年ぐらいになります。今ではこのブログサイトも自分自身で０から作ることができるようにもなりました。

サイト作成だけでなく、Python も同時に勉強していました。Python を学ぶ中で業務効率化に特化した内容を勉強しました。このきっかけは今考えるととても大きな変化点になりました。

それまではプログラミングを勉強していても、学んだ先になにがしたいのか、どうしたいのかが全く見えていませんでした。

でも Python で Excel を自動化したり、Web サイトから情報を収集できる。今まで何時間もかけて作業していたのが、一度コードを書いてしまえばあとはボタン１つ、数秒で処理が終わってしまう。

これは衝撃的でした。ブログラミングをビジネスサイドで使用することで、もっと業務を楽に早く正確に処理できる。

Python だけでなく Google Apps Script も使えば自動返信メールを送信したり、LINE や Slack に通知を送ることもできる。

プログラミングでできることを知ると、今まで考えることができなかった領域の業務改善をできる。と、全てが衝撃的でした。

相手の課題を発見し解決を提案すること

課題を解決する手段を複数もつことは良いことだと思います。でも本当に重要なのは、相手の課題はなんなのか？を把握すること。課題を把握したら相手の状況に合った最適解を提示すること。

相手にとって Excel の関数だけで解決できれば十分なのに、分析ツールの導入やプログラミングによる業務改善をしても意味がありません。

相手にとって Excel の関数だけ理解した人材がいれば、十分業務が改善されるのであればその範囲内が最適解になります。

相手の状況を把握するためには十分にヒアリングする必要があります。距離と時間の問題もありますが、現場を自分の目で、肌で感じることも大切です。顧客への密着軸を上げていかないといけません。

どんな業務で困っているのか、今後どういったことをやっていきたいのか、顧客の声をしっかり聞き、顧客の業務が少しでも改善する提案をしていきます。

サービスの名前は「業サポ」

こんな想いで考えたサービスが 業サポ です。名前にひねりはありません。シンプルに業務をサポートしていきたい、一緒に課題を解決していきたい。そう考えたら自然と出てきました。

そして私のミッションは「子供が公平に教育を受けられる社会を創る」です。いや、業務改善と関係ないじゃんと思うかもしれません。

でも業務効率が改善され売上がってお給料が増える。増えたお給料を自分の子供に還元したり、子供との時間を大切にしたりすることができるかもしれません。日本経済が少しでも良くなり、子供たちへの教育環境が変わるかもしれない。

無理やり言っている感があるかもしれませんが、本気で思っています。

業務効率を改善することで見える世界は変わります。ぜひ一緒に新しい世界を見に行きましょう。

最後に

最後までお読みいただきありがとうございます。業サポはまずあなたの困りごとなどの理解、状況を把握することが大切であると考えています。

ぜひあなたの声を聞かせてください。